Macam-macam perjalanan bisnis dibedakan berdasarkan wilayah yang dituju dan tujuan perjalanan bisnis itu sendiri. Berbagai macam hal yang harus dipersiapkan dan yang paling utama, salah satunya adalah biaya dan metode pembayaran yang digunakan selama perjalanan bisnis.
Kecanggihan teknologi khususnya di bidang keuangan dan perbankan memudahkan kita dalam bertransaksi dengan memanfaatkan pembayaran digital. Salah satunya adalah Spenmo yang memiliki fitur sebagai dompet digital sekaligus kartu debit dan kartu kredit perusahaan.
Sementara itu, tujuan perjalanan bisnis pun banyak rupanya. Mulai dari perjalanan bisnis untuk melakukan kerja sama dengan partner bisnis, bertemu pemasok, client bisnis, sampai keperluan marketing seperti pembukaan cabang baru. Berikut ini penjelasan detailnya.
Pengertian perjalanan bisnis
Perjalanan bisnis merupakan perjalanan yang dilakukan seorang karyawan atau pimpinan perusahaan ke suatu daerah dengan tujuan untuk kepentingan bisnis itu sendiri.
Karyawan yang ditunjuk atau pimpinan yang melakukan perjalanan bisnis memiliki tugas bisnis atau tugas kebisnisan sendiri yang berkaitan dengan pekerjaannya.
Sebagai contoh bila bisnis kita akan buka cabang di Bogor maka karyawan di divisi marketing yang akan pergi untuk memantau dan menyusun strategi terkait pemasaran di cabang baru tersebut.
Jadi, sekalipun terlihat sangat menyenangkan di mana kita mendapatkan kesempatan untuk bekerja sekaligus jalan-jalan, tetap harus diingat bahwa goals apa yang menjadi beban dari perjalanan bisnis tersebut.
Jangan sampai, kita yang telah dipercaya untuk melakukan perjalanan bisnis hanya sekadar pergi tanpa mencapai target yang diharapkan.
Macam-macam perjalanan bisnis
Macam-macam perjalanan bisnis diklasifikasikan ke dalam dua macam, yakni perjalanan bisnis berdasarkan wilayahnya dan tujuan melakukan perjalanan bisnis tersebut.
Ditinjau dari wilayah tujuannya, perjalanan bisnis dibedakan menjadi perjalanan bisnis domestik dan perjalanan bisnis internasional.
- Perjalanan bisnis domestik meliputi wilayah-wilayah di dalam negeri seperti antar kota, antar daerah, atau antar provinsi.
- Perjalanan bisnis internasional merupakan perjalanan bisnis yang dilakukan sampai ke luar negeri atau antar negara.
Sementara itu, berdasarkan tujuan perjalanan bisnis, diklasifikasikan ke dalam beberapa macam-macam perjalanan bisnis, di antaranya:
- Perjalanan bisnis dengan tujuan kunjungan kerja.
- Perjalanan bisnis dengan tujuan bekerja sama dengan partner bisnis.
- Perjalanan bisnis dengan tujuan mengikuti tender atau proyek.
- Perjalanan bisnis dengan tujuan rapat kerja nasional.
- Perjalanan bisnis dengan tujuan pendidikan dan latihan.
- Perjalanan bisnis dengan tujuan pelantikan.
- Perjalanan bisnis dengan tujuan seminar nasional.
- Perjalanan bisnis dengan tujuan kegiatan sosial.
- Perjalanan bisnis dengan tujuan event seremonial.
- Perjalanan bisnis dengan tujuan evaluasi dan monitoring bisnis.
Ini yang perlu dipersiapkan sebelum pergi untuk perjalanan bisnis
Untuk melakukan perjalanan bisnis dibutuhkan beberapa persiapan dari perusahan yakni mempersiapkan dokumen atau materi perjalanan bisnis yang dibutuhkan, transportasi yang digunakan, sampai kebutuhan akomodasi lainnya.
1. Persiapkan dokumen atau materi perjalanan bisnis
Perusahaan harus mempersiapkan beberapa dokumen yang dibutuhkan sebagai modal materi perjalanan bisnis karyawan.
Dokumen yang harus dipersiapkan di antaranya adalah surat tugas atau surat perintah perjalanan bisnis, schedule kegiatan bisnis, daftar akomodasi yang telah disiapkan, sampai kontak yang bisa dihubungi karyawan sesampainya di wilayah tujuan.
Sementara itu, kita sebagai karyawan juga perlu menyiapkan beberapa dokumen eksternal pendukung lainnya. Beberapa di antaranya adalah kartu identitas seperti KTP, paspor bila melakukan perjalanan bisnis ke luar negeri, asuransi, dan dokumen eksternal lainnya.
2. Transportasi yang akan digunakan
Ada tiga alternatif pilihan moda transportasi yang bisa digunakan, yakni transportasi darat, laut, dan udara.
- Perjalanan bisnis menggunakan transportasi darat
Ada banyak pilihan transportasi darat yang digunakan, yakni mobil, travel, bus, ataupun kereta api. Beberapa dokumen yang perlu dibawa di antaranya identitas diri seperti KTP atau SIM, tiket perjalanan, rute perjalanan, dan kota tujuan.
- Perjalanan bisnis menggunakan transportasi laut
Satu-satunya transportasi laut yang bisa dimanfaatkan adalah kapal laut. Dokumen yang harus dipersiapkan meliput identitas diri, tiket kapal laut, paspor, dan mata uang asing (bila bepergian ke luar negeri).
- Perjalanan bisnis menggunakan transportasi udara
Transportasi udara yang bisa dimanfaatkan untuk melakukan perjalanan bisnis adalah pesawat terbang.
Dokumen yang perlu dibawa di antaranya adalah identitas pribadi seperti KTP atau paspor (bila ke luar negeri), tiket penerbangan, dan mata uang asing (bila bepergian ke luar negeri).
3. Kebutuhan akomodasi
Mempersiapkan moda transportasi yang digunakan selama perjalanan bisnis seperti membeli tiket perjalanan merupakan bagian dari mempersiapkan kebutuhan akomodasi. Akan tetapi, bukan hanya itu saja.
Perusahaan juga harus memikirkan di mana karyawan akan menginap bila perjalanan bisnis memerlukan waktu selama beberapa hari.
Perusahaan wajib memesankan penginapan untuk karyawan yang bertugas dan memberi tahu informasi seputar penginapan dan transportasi kepada karyawan selama melakukan perjalanan bisnis.
Selain itu, perusahaan juga membekali sejumlah uang kepada karyawan yang melakukan perjalanan bisnis sebagai dana darurat bila dibutuhkan sewaktu-waktu terkait bisnis.
4. Rincian biaya perjalanan bisnis
Sebagai bayangan bagi perusahaan yang sedang mempersiapkan perjalanan bisnis untuk karyawannya, secara umum berikut ini adalah contoh rincian biaya perjalanan bisnis perusahaan swasta, meliputi:
- Biaya transportasi,
- Biaya akomodasi,
- Biaya lumpsum,
- Biaya aktivitas selama melakukan perjalanan bisnis,
- Dana darurat untuk karyawan,
- Biaya lainnya yang dibutuhkan.
Sementara itu, metode pembayaran yang bisa dimanfaatkan di antaranya adalah pembayaran secara tunai dan menggunakan kartu debit atau kartu kredit perusahaan.
Untuk beberapa biaya seperti biaya transportasi dan biaya akomodasi bisa diakali dengan membayar langsung lunas sebelum karyawan melakukan perjalanan bisnis. Akan tetapi, ada biaya-biaya lainnya yang dibutuhkan dan sulit untuk dilakukan pembayaran di muka.
Karenanya, perusahaan membutuhkan satu alat transaksi yang bisa menjadi kartu kredit sekaligus kartu debit perusahaan yang menyediakan fitur kemudahan melakukan klaim biaya untuk karyawan.
